Hromadná korespondence ve Wordu

V tomto článku najdete praktický postup, který já osobně používám při rozesílání dopisů, ve kterých se mění pouze adresát.

Co je hromadná korespondence?

Hromadná korespondence je funkce v programu Word, která propojí jeden vzorový dokument se seznamem (Excel tabulkou) osob nebo subjektů a automaticky z něj vygeneruje samostatný, personalizovaný dokumenty pro každého příjemce.

Jinými slovy: napíšete jeden dopis – systém jich vyrobí stovku, každý se správným jménem, adresou, spisovou značkou,…

Tohle využijete všude tam, kde píšete více lidem totéž. Ať už jde o výzvy k zaplacení poplatků, pozvánky na místní šetření, dopisy pro členy volebních komisí, změny výše nájemného a spoustu dalších “nudných” úředních činností.

Příprava dat je je polovina úspěchu

Než otevřete Word, dejte si záležet na seznamu adresátů.

V Excelu platí několik zásad:

• první řádek obsahuje názvy sloupců (jméno, příjmení, adresa, variabilní symbol,…),

• jeden řádek = jeden adresát,

• žádné prázdné sloupce ani slučované buňky,

• soubor uložte jako .xlsx.

Příklad tabulky:

Napište hlavní dokument

Ve Wordu vytvořte nový soubor a napište celý text dopisu:

Jan Novák
Masarykova 159
110 00 Praha

Oznámení ve věci řízení

Vážený pane,
městský úřad Vás tímto informuje, že ve věci vedené pod spisovou značkou 26/12 bylo zahájeno řízení.

Podrobné informace Vám budou sděleny samostatně, případně je můžete získat na správním odboru.

S pozdravem
Šikovný Úředník

Předtím, jste určitě pracně kopírovali a vkládali (pokud jste je nepsali rovnou) potřebná data a jednotlivé dopisy tiskli. Nedej bože na někoho zapomenut nebo přeskočit tisk.

Hromadnou korespondencí se to dost zjednodušuje. Stačí jen správně nadefinovat načítání z databáze.

Propojte Word s Excelem

Na kartě Korespondence zvolte:

Spustit hromadnou korespondenci → Dopisy

poté:

Vybrat příjemce → Použít existující seznam.

Vyberte vytvořený excelový soubor a správný list s daty.

A právě teď přijde na řadu ta správná magie.

Vložte slučovací pole

Do míst, kde mají být osobní údaje, vložte tzv. slučovací pole:

Vložit slučovací pole → jmeno, prijmeni, znacka…

Výsledkem bude:

«jmeno» «prijmeni»
«ulice» «c.p.»
«psc» «mesto»

Oznámení ve věci řízení

«osloveni»,
městský úřad Vás tímto informuje, že ve věci vedené pod spisovou značkou «znacka» bylo zahájeno řízení.

Podrobné informace Vám budou sděleny samostatně, případně je můžete získat na správním odboru.

S pozdravem
Šikovný Úředník

Náhled – krok, který se nevyplácí přeskočit

Klikněte na Náhled výsledků a projděte několik záznamů:

• sedí jména?

• nejsou někde prázdná pole?

• odpovídá oslovení?

Pokud něco nesedí, vraťte se do Excelu a opravte data tam – ne v hotových dopisech.

Dokončení a tisk

Na závěr použijte:

Dokončit a sloučit.

Hotový vícestránkový dokument můžete rovnou tisknout, uložit nový soubor se všemi dopisy, exportovat do PDF,…

Hotovo.

Nejčastější chyby z praxe

• prázdná pole v Excelu

• přejmenování sloupců po propojení

• ruční opravy v jednotlivých dopisech

• jiný text ve slučovacích polích

Shrnutí

Hromadná korespondence není žádná magie – jen chytré propojení textu a dat. Jakmile si jednou nastavíte správnou šablonu, další rozesílání zvládnete za pár minut. A hlavně: s menším rizikem chyb.